ما الذي يقدّمه الحل؟
ArabDox هو حل صخر لإدارة المستندات، ويختلف دوره عن وظيفة OCR التي تتعرف على الحروف داخل الصورة. يدعم الحل تصنيف المستندات وتنظيمها وفهرستها وتخزينها واسترجاعها بالعربية والإنجليزية والفرنسية. تدور القيمة هنا حول دورة التعامل مع المستند ومكانه داخل مستودع يمكن الرجوع إليه.
عندما يزداد حجم الأرشيف، لا يكفي نقل الملفات من الورق إلى مجلد رقمي كبير. يحتاج الفريق إلى وصف موحد للمستند، وتصنيف يفهمه المستخدمون، وطريقة متفق عليها لاسترجاع المعلومات. يساعد إطار إدارة المستندات في طرح هذه الأسئلة بوضوح؛ أما تفاصيل إعداد النظام وعلاقته ببيئة المؤسسة فتُراجع بحسب الإصدار والمشروع.
الوظائف والقيمة العملية
التصنيف والتنظيم
تجميع المستندات ضمن بنية تعكس طريقة عمل المؤسسة، بدل الاعتماد على أسماء ملفات متفاوتة المعنى.
الفهرسة
وصف المستند ببيانات تساعد على تمييزه وربطه بموضوعه، مثل نوعه أو مرجعه أو الجهة المعنية.
التخزين والاسترجاع
توفير أساس منظم لحفظ المستند ثم الوصول إليه عندما تحتاجه العملية، مع تحديد قواعد العمل قبل إدخال الأرشيف.
محتوى متعدد اللغات
دعم المستندات العربية والإنجليزية والفرنسية كما يرد في وصف المنتج، بما يناسب المؤسسات ذات المحتوى المتنوع.
مسار عمل مقترح
عرّف هيكل المستندات
حدد أنواع الملفات وطريقة تصنيفها وما يحتاجه المستخدم لتمييز كل مستند.
فهرس ونظّم
اتفق على حقول الوصف وقواعد التسمية والإدخال، ثم جرّب التنظيم على مجموعة ممثلة من المستندات.
اختبر الاسترجاع
اطلب من مستخدمين فعليين البحث عن حالات معروفة، وراجع وضوح التنظيم قبل توسيع الأرشيف.
أمثلة على الاستخدام
هذه سيناريوهات توضيحية، وليست ادعاءات بتطبيقات لدى عملاء.
مراسلات إدارية
مثال: تنظيم الخطابات بحسب الموضوع والمرجع لتسهيل الرجوع إلى ملف المعاملة.
مستندات مشروع
مثال: جمع وثائق مرتبطة بمشروع ضمن تصنيف مفهوم لأعضاء الفريق.
أرشيف متعدد اللغات
مثال: التعامل مع وثائق عربية وإنجليزية وفرنسية ضمن قواعد فهرسة متفق عليها.
اختيار النطاق المناسب
ArabDox نظام إدارة مستندات، وليس مرادفًا لـSakhr OCR. يجب مراجعة الإصدار المتاح ومتطلبات البيئة والتكامل قبل تحديد نطاق المشروع، دون افتراض ميزات إضافية غير متحققة.
معلومات المنتج الرسمية ↗